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febrero 15, 2011

Administración electrónica: La decisiva importancia del gestor documental en el Ayuntamiento de Barcelona

por idoiallano

Así lo pone de manifiesto la explicación sobre la implantación de la administración electrónica en el ayuntamiento de Barcelona.

“El Ajuntament de Barcelona ha implantado una plataforma de gestión de la información como parte de un proyecto que tiene como finalidad cumplir con los objetivos del mandato actual del consistorio referentes a la eAdministración, donde la implantación del expediente electrónico es pieza clave. En esta misma línea, y para lograr el objetivo citado, el Ajuntament de Barcelona se ha dotado de una plataforma que permite disponer de herramientas de gestión de procesos y de organización y almacenamiento de expedientes pero que soporta la Gestión Documental, Gestión de Activos Digitales y Archivo.”

El Gerente del Instituto Municipal de Informática, Luis Olivella explica cómo  eligieron Documentum  para dar coherencia a todo el entramado documental que exige la tramitación electrónica de procedimientos.

Su proyecto para el uso de Documentum les ha costado 600000 €.  Yo hubiera optado por el uso de SL como Alfresco por ejemplo , aunque no sé qué problemas de integración y desarrollo  podía presentar su proyecto.

“Las diferentes fases de implantación se han desarrollado teniendo en cuenta una serie de factores. Tal y como explica Lluís Olivella, “en primer lugar, se han definido por parte del personal de archivo del Ajuntament de Barcelona un cuadro de clasificación y los metadatos asociados, para permitir que, ya desde el inicio de un expediente, se proceda a su clasificación definitiva y a dotarlo de la información que permitirá a posteriori facilitar el ciclo de vida de los expedientes”.

Os recalco en negrita la importancia de gestionar los documentos, todos, como parte de un cuadro de clasificación y  con arreglo a un flujo de trabajo institucional donde lo importante para crear, almacenar y recuperar información es el sistema documental y su relación con la gestión mecánica de los mismos, pero simpre sin perder de vista que hablamos de documentos y no de trámites. O mejor dicho,  hablamos de documentos  que contienen la información y prueba de  la tramitación de expedientes.

Lo que finalmente es imprescindible para  la administración electrónica es  la gestión de documentos porque  son los documentos los que dan fe del procedimiento administrativo. A una administración o a un ciudadano/a no se le enseña un trámite, si no un documento debidamente validado y certificado con arreglo a un trámite.

Una gestión documental correcta asegura el éxito de la gestión de expedientes electrónica pero una gestión electrónica sin documentos no es nada. Si estos documentos  contienen información ordenada según estándares abiertos ( odocument  o libre document), nos aseguramos tanto la accesibilidad como  la reutilización de la información tan imprescindibles como obligadas desde la  ley de servicios públicos electrónicos

“Por último, se han desarrollado las diferentes aplicaciones de gestión de expedientes (eObras, eOcupación de la Vía Pública, Inspecciones, eContrato, eSubvenciones, …) utilizando el framework documental.

“Los beneficios que se están apreciando tienen que ver, en palabras de Lluís Olivella, con el hecho de que esta infraestructura tecnológica está siendo clave en la implantación de los diferentes expedientes electrónicos municipales, y está impactando positivamente no solamente en la reducción del papel sino también en una reducción de los plazos de tramitación: “se estima que ahorraremos más de 20 toneladas anuales en generación de papel y que se reducirán los plazos internos de tramitación en un 30% de media”, indica el responsable”
El artículo completo para cualquiera que quiera  saber en qué consiste la implantación de un sistema de gestión documental y  su embergadura,  que muchos gestores de los público no llegan a comprender quizás por desconocimiento, lo tenéis aquí: